Cât costă un CRM la comandă față de un abonament

Cea mai frecventă întrebare pe care o primim pe partea de software la comandă e despre CRM. Și cel mai des răspuns pe care îl dăm e: ia un abonament.

Nu e falsă modestie. E aritmetică. Mai jos e calculul complet, ca să îl poți face singur.

Ce plătești la un abonament, de fapt

Prețurile publice ale platformelor cunoscute se învârt, la plată anuală, în jurul acestor valori pe utilizator pe lună:

Nivel	Preț orientativ	Ce primești
Intrare	15–20 €	Contacte, oferte, un pipeline, rapoarte de bază
Mediu	35–50 €	Automatizări, câmpuri personalizate, mai multe pipeline-uri
Avansat	60–100 €	Previziuni, permisiuni fine, integrări extinse

Verifică cifrele la zi pe site-ul furnizorului — se schimbă des, iar diferența dintre plata lunară și cea anuală e semnificativă.

Costurile care nu apar în tabelul de pe pagina de prețuri sunt astea:

Salturile forțate de nivel. Funcția de care ai nevoie e mereu cu un nivel mai sus. Nu plătești pentru pachetul de care ai nevoie, ci pentru pachetul care conține o singură funcție de care ai nevoie.

Integrările la terți. Legătura cu facturarea românească, cu telefonia sau cu semnătura electronică vine, de obicei, printr-un conector plătit separat. 20–50 € pe lună fiecare, și se adună.

Migrarea inițială. Cineva îți curăță și îți urcă baza de clienți. Fie plătești un partener, fie plătești în orele omului tău.

Ieșirea. Datele le poți exporta, dar procesul construit peste ani de zile în automatizările platformei nu îl exporți. Asta e adevărata dependență, nu prețul lunar.

La 12 utilizatori, pe nivelul mediu, vorbim de aproximativ 7.200 € pe an, adică în jur de 36.000 de lei pe an. Peste cinci ani, 180.000 de lei, fără integrări.

Ce plătești la un CRM construit pe procesul tău

Un CRM la comandă la noi pornește de la 18.000 de lei, cu livrare în șase până la zece săptămâni. Un CRM real de vânzări, cu clienți, oferte, etape, sarcini, rapoarte și integrare cu facturarea, ajunge de obicei în zona 25.000–45.000 de lei, în funcție de câte procese atinge.

Ce se adaugă după:

Găzduire și monitorizare: câteva sute de lei pe lună, indiferent de câți utilizatori ai. Ăsta e punctul în care matematica se schimbă radical: al treisprezecelea utilizator costă zero.

Dezvoltări ulterioare. Vei vrea lucruri noi. Le plătești la oră sau într-un abonament de mentenanță. Bugetează 10–20% din valoarea inițială pe an, dacă firma crește.

Riscul de echipă. Codul e al tău, în repository-ul tău, dar cineva trebuie să îl poată continua. Asta e un risc real și e cinstit să îl pui în calcul.

Comparația pe cinci ani

Pentru o echipă de 12 persoane, pe nivelul mediu de abonament:

An	Abonament (lei)	CRM la comandă (lei)
Anul 1	36.000 + migrare	30.000 construcție + 4.800 operare
Anul 2	36.000	4.800
Anul 3	36.000	4.800 + eventuale dezvoltări
Anul 4	36.000	4.800
Anul 5	36.000	4.800
Total	~180.000	~54.000 + dezvoltări

Punctul de echilibru cade undeva în anul doi. De acolo încolo, diferența se duce în favoarea variantei construite — dar numai dacă rămâi la 12 oameni sau crești.

La 3 utilizatori, aceeași comparație arată invers: 9.000 de lei pe an abonament față de 30.000 de lei investiție inițială. Nu se amortizează niciodată rezonabil.

Pragul de la care se schimbă calculul

Din experiența noastră, custom-ul începe să aibă sens când sunt îndeplinite cel puțin două dintre următoarele:

• Peste 8–10 utilizatori activi. Sub pragul ăsta, abonamentul e mai ieftin oricum ai socoti.
• Un proces de vânzare care nu e liniar. Dacă vinzi în etape care se întorc, cu aprobări, cu configurare de produs sau cu ofertare calculată, în abonament o să folosești 30% din câmpuri și o să ții restul procesului tot în Excel.
• Integrare adâncă cu facturarea și cu operațiunile. Când oferta acceptată trebuie să devină automat comandă, factură și sarcină de livrare, iar toate astea trăiesc în sisteme românești.
• Datele clienților trebuie să rămână la tine. Motive contractuale, de reglementare sau pur și simplu politica firmei.
• Orizont de minimum trei ani. Dacă nu știi unde ești peste trei ani, nu construi.

Dacă bifezi una singură, ia abonamentul.

Când îți spunem să iei abonamentul

Concret, cazurile în care refuzăm să construim:

Procesul tău de vânzare are trei etape și un singur om de vânzări. Un CRM de raft face asta perfect cu 40 de euro pe lună. A construi ceva propriu aici e o risipă și ți-o spunem la prima discuție.

Vrei CRM pentru că „ar trebui să avem”. Dacă nimeni nu are o problemă pe care CRM-ul o rezolvă, nici abonamentul, nici custom-ul nu se vor folosi. Se va umple o lună și apoi se va goli.

Nu ai încă un proces. Un CRM la comandă codifică procesul tău. Dacă procesul nu e scris niciunde și se schimbă la fiecare două luni, abonamentul e mai bun tocmai pentru că e flexibil și prost — te lasă să improvizezi.

Varianta din mijloc, pe care o recomandăm des

Există o a treia opțiune de care nu vorbește nimeni: păstrezi abonamentul și construiești doar piesa care lipsește.

Un exemplu real: o firmă ținea ofertarea într-un fișier de calcul cu formule complicate, pentru că niciun CRM nu putea calcula prețul produsului lor. Nu au schimbat CRM-ul. Am construit configuratorul de preț ca aplicație separată, care primește lead-ul din CRM și trimite oferta înapoi. Costul: o fracțiune dintr-un CRM complet, iar echipa a rămas într-un instrument pe care îl știa.

Aceeași logică merge pentru ofertare, pentru portalul clientului, pentru rapoarte pe care platforma nu le face. Vezi ce înseamnă software la comandă și ce se poate lega automat între sisteme.

Ce faci mai departe

Înainte să ceri o ofertă, răspunde la trei întrebări: câți oameni vor folosi zilnic sistemul, câte etape are procesul tău de vânzare de la primul contact la factură, și ce anume ține echipa acum în Excel în paralel cu CRM-ul.

Cu răspunsurile astea, calculul de mai sus îl faci în zece minute și știi singur în ce tabără ești.

Dacă rezultatul indică o construcție, cere o radiografie de 45 de minute: mapăm fluxul real, cu oamenii care îl execută, și pleci cu o schemă și un preț fix. Dacă rezultatul indică un abonament, îți spunem care și de ce — și nu ne mai auzi.